Ayer en una conversación con el equipo de Gestión Humana de uno de mis clientes llegamos a hablar de la competencia de Administración del Tiempo. Específicamente discutíamos si uno podía evaluar a los gerentes y empleados por su destreza en esta competencia o si ellos eran simples “víctimas” de la organización malvada, desordenada e intensa que los bombardea de trabajo sin misericordia.

Es evidente que vivimos en tiempos exigentes. La tecnología, las demandas del mercado, el trabajo remoto o híbrido y muchas veces la falta de claridad en las estrategias de las compañías desembocan en calendarios apretados, prioridades cambiantes y demandas exageradas sobre el tiempo de los empleados. Todo es urgente, todo en la mejor calidad, todo con recursos limitados.

¿Pero entonces, no hay nada que se pueda hacer? ¿Están tanto gerentes como empleados abocados a trabajar más horas de las que deberían, sacrificar tiempo familiar, personal o de otro tipo y vivir siempre con una lista infinita de “To Dos” que se multiplica casi como las hiedras venenosas de Hércules cuando les cortaba la cabeza?

Desde nuestra perspectiva no es así. Tanto empleados como gerentes deben tomar por los cuernos la gestión proactiva de su tiempo. Esto requiere primero que todo educarse en rutinas de planeación del tiempo. Se ha vuelto muy común en las organizaciones revisar el calendario “a ver quien me invitó a reunión”. Los empleados van entonces de reunión en reunión sin parar a considerar si esa reunión específica tiene sentido, si le suma a los objetivos, si aporta valor. La planeación periódica ojalá semanal o al menos quincenal es una práctica fundamental que deberían tener todas las personas para tomar control sobre su tiempo.

Con esta rutina de planeación, la tarea está hecha a la mitad. Luego en la ejecución práctica, en la cotidianidad los gerentes y empleados deben aprender técnicas y herramientas para lidiar con los ladrones del tiempo.  Estos ladrones algunos externos, otros creados por nosotros mismos, están al acecho para quitarnos uno o varios minutos de esos cerca de 10,000 con los que contamos a la semana, impidiendo que logremos dedicarnos a las tareas realmente importantes.

El rey de los ladrones, el ladrón mayor es la “reunionitis”. Más del 70% del tiempo de las personas en las organizaciones se dedica a reuniones de avance, coordinación, trabajo, ideación, revisión. No quiere decir que las reuniones no deban existir, pero su proliferación, desorden y exceso de participantes en las mismas las convierten en el ladrón principal. Ahí de cerca en importancia está el segundo ladrón: nuestra propia incapacidad de decir que no. Muchas personas son incapaces de decirle que no al jefe y prefieren llenarse de trabajo antes de negociar prioridades, pedir recursos o simplemente decir con firmeza que no tienen el tiempo para hacerlo.

Otros ladrones de nuestro tiempo son: la falta de concentración – vivimos esperando el siguiente beep del celular para saltar a leerlo -, la incapacidad para manejar interrupciones, el poco sentido de urgencia, la falta de entendimiento de nuestra energía y mecanismos para renovarla, la tendencia a aplazar las tareas, el exceso de perfeccionismo entre otros.

Si bien nadie dice que la gestión del tiempo tenga que ser perfecta y que vamos a lograr trabajar todos los días de 8am a 5pm sin ningún tipo de sobresalto o excepción, tampoco debemos declararnos víctimas de nuestro tiempo. Con una buena planeación y técnicas para lidiar con estos ladrones podemos hacer que nuestras semanas se parezcan mucho más a lo que definimos como nuestra distribución ideal del tiempo. Y esta distribución ideal probablemente nos signifique más satisfacción y felicidad.